Politique pour les fournisseurs potentiels

Objectif :
Assurer une approche professionnelle et organisée envers les fournisseurs externes qui souhaitent offrir des produits, des services ou des partenariats à notre entreprise. Cette politique fournit des lignes directrices visant à assurer la confidentialité, la sécurité et l'intégrité de nos opérations. Cette politique ne constitue pas un appel d'offres. IVONNE, Inc. (« IVONNE ») se réserve le droit d'émettre des demandes de proposition formelles conformément à ses propres pratiques et à ses propres exigences.

1. Visites planifiées :

1.1. Tous les fournisseurs externes souhaitant rencontrer notre entreprise en personne doivent avoir un rendez-vous préalablement planifié et approuvé par les propriétaires.

1.2. Les visites non planifiées ou les visites impromptues ne seront pas acceptées. Les fournisseurs qui se présentent sans préavis seront priés de quitter et pourraient compromettre leur capacité à faire affaire avec nous à l'avenir.

1.3. Les rendez-vous peuvent être demandés en communiquant avec nos propriétaires par l'entremise des canaux de communication approuvés, c'est-à-dire les formulaires Web sur notre site Web.

1.4. Considération saisonnière :
Veuillez noter que IVONNE réserve la période de septembre à janvier exclusivement au service de nos clients actuels et à la gestion des projets en cours. Durant cette période, nous ne considérons généralement pas les nouvelles technologies et ne tenons pas de rencontres avec des fournisseurs concernant l'acquisition de nouveaux produits. Nous apprécions votre compréhension et votre collaboration quant au respect de cette limitation saisonnière.

1.5. Circonstances exceptionnelles :
Dans des circonstances exceptionnelles où une visite non planifiée ou une rencontre durant la période de septembre à janvier est jugée essentielle, les fournisseurs peuvent soumettre une demande formelle détaillant l'urgence et la pertinence de leur proposition. Ces demandes seront examinées au cas par cas, et les décisions seront prises à l'entière discrétion de nos propriétaires.

2. Intégrité des rendez-vous en clinique :

2.1. Il est strictement interdit aux fournisseurs de prendre rendez-vous pour des traitements ou des consultations sous prétexte de besoins personnels dans le but de promouvoir ou de vendre des produits et des services.

2.2. Tout fournisseur qui utilise des rendez-vous en clinique comme moyen de pousser des ventes ou des services fera l'objet d'une disqualification immédiate de toute possibilité de faire affaire avec nous et pourrait faire l'objet d'autres mesures jugées nécessaires.

2.3. L'objectif premier de notre clinique est de servir les patients et les clients. L'utilisation abusive des plages de rendez-vous non seulement trahit notre confiance, mais prive également les clients légitimes de services en temps opportun.

3. Politique de communication :

3.1. Conformément à notre politique de communication, notre courriel, nos systèmes téléphoniques et notre messagerie instantanée/médias sociaux sont réservés exclusivement à nos fournisseurs actuels.

3.2. Les fournisseurs potentiels sont invités à envoyer leurs occasions de rencontre lors de salons professionnels par courrier ordinaire. Les appels, courriels ou messages non sollicités ne seront pas acceptés.

3.3. En raison de la petite taille de notre clinique et de nos ressources limitées, il ne nous est pas toujours possible de rencontrer des fournisseurs potentiels. IVONNE établit généralement de nouvelles relations avec des fournisseurs uniquement par les moyens suivants :

• Un processus formel de demande de proposition (DP); ou
• La participation à des salons professionnels.

3.4. Les fournisseurs souhaitant communiquer par courriel doivent d'abord s'inscrire au préalable par l'entremise de notre page Vendre à IVONNE.

3.5. Une fois inscrits, les fournisseurs ne peuvent nous écrire que depuis les domaines autorisés en vertu de la section 3(a) ci-dessous. Les courriels provenant de fournisseurs non inscrits ou de domaines non déclarés pourraient être rejetés ou marqués comme pourriel par notre système de messagerie, ou pourraient ne recevoir aucune réponse.

3.6. Toutes les communications par courriel devraient être pertinentes, professionnelles et concises. Un marketing trop agressif ou des courriels non sollicités fréquents pourraient entraîner le retrait de notre liste de fournisseurs.

3(a) Domaines d'envoi des fournisseurs :

La présente section s'applique à l'ensemble des fournisseurs, vendeurs, fabricants, distributeurs et partenaires qui font affaire avec IVONNE, ainsi qu'à toute personne agissant en son nom.

Domaine principal. Un fournisseur peut communiquer par courriel avec IVONNE uniquement à partir du domaine figurant à son dossier au début de la relation d'affaires (son « domaine principal »), ou à partir d'un domaine qu'il a déclaré en vertu de la présente section.

Communications visées. Cela comprend les confirmations de commande, les avis d'exécution et d'expédition, les suivis et mises à jour de livraison, les factures et états de compte, la correspondance des responsables de compte, le marketing ainsi que les notifications automatisées, qu'ils soient envoyés par le fournisseur lui-même ou par une plateforme, un fournisseur de services d'exécution, un transporteur, un distributeur, une agence ou tout autre tiers agissant en son nom.

Avis préalable à l'utilisation. Il incombe au fournisseur de nous aviser par écrit avant de nous envoyer quoi que ce soit à partir d'un domaine autre que son domaine principal, ainsi qu'avant de modifier ou de retirer tout domaine figurant à son dossier. Un nouveau domaine ne peut être utilisé avant que nous n'ayons reçu l'avis et que nous l'ayons confirmé par écrit. L'avis doit indiquer la raison sociale du fournisseur, chaque nouveau domaine, la plateforme ou le tiers qui l'utilisera, la date de prise d'effet prévue, ainsi que tout domaine retiré.

Par courrier postal uniquement. L'avis doit être envoyé par courrier postal à l'adresse postale figurant dans les coordonnées au bas de cette page, sur le papier à en-tête du fournisseur et signé par un représentant autorisé. Un avis transmis par courriel, téléphone, clavardage, médias sociaux, formulaire Web ou par tout message envoyé à partir du nouveau domaine lui-même ne constitue pas un avis valide.

Domaines non déclarés. Nous pouvons refuser, mettre en quarantaine ou supprimer sans la lire toute communication envoyée à partir d'un domaine qui n'a pas été déclaré et confirmé en vertu de la présente section. Une telle communication n'est pas considérée comme ayant été reçue par IVONNE, qu'il s'agisse d'un avis, d'une facture, d'une modification de prix, d'une mise à jour d'expédition ou de livraison, ou de tout autre document ayant un effet contractuel. Le fournisseur assume toutes les conséquences d'une communication qui ne nous parvient pas pour cette raison, et aucun délai, aucune modalité de paiement ni aucune obligation de notre part n'est déclenché ou prolongé par celle-ci.

Comptes personnels. Le personnel du fournisseur, y compris les responsables de compte, ne peut pas faire affaire avec nous à partir de comptes de courriel personnels ou gratuits (par exemple, Gmail ou Outlook.com). Les messages provenant de tels comptes sont traités comme s'ils provenaient d'un domaine non déclaré.

3(b) Nous ajouter à vos contacts et à votre liste d'expéditeurs autorisés :

La présente section s'applique à tout client, fournisseur ou autre personne ou organisation qui correspond par courriel avec IVONNE, ainsi qu'à toute personne agissant en son nom.

Ce à quoi vous consentez. En correspondant avec nous, vous acceptez d'ajouter chaque adresse courriel à partir de laquelle nous vous écrivons, et chaque adresse courriel à laquelle vous nous écrivez, aux contacts ou au carnet d'adresses de votre compte de courriel, et d'ajouter ces adresses ainsi que nos domaines d'envoi à la liste d'expéditeurs autorisés dans les paramètres de gestion de votre fournisseur de services de courriel. Les fournisseurs appellent cette liste « expéditeurs fiables », « expéditeurs approuvés » ou « liste blanche ». Nos domaines d'envoi figurent dans notre Politique de communication.

Pourquoi nous le demandons. Les fournisseurs de courriel dirigent les expéditeurs inconnus vers les dossiers de courrier indésirable, de pourriel, de promotions ou de quarantaine, ou les rejettent sans en aviser l'une ou l'autre des parties. Les confirmations et rappels de rendez-vous, les factures et reçus, les bons de commande, les résultats et les avis ayant un effet contractuel doivent vous parvenir à temps. Nous ajouter à vos contacts et à votre liste d'expéditeurs autorisés est le seul moyen fiable d'y arriver.

Les messages sont réputés reçus. Un message que nous envoyons à une adresse courriel que vous nous avez fournie est réputé reçu par vous dès qu'il quitte notre système de messagerie, que votre fournisseur l'ait filtré, retardé, mis en quarantaine ou supprimé ou non. Tout délai, période d'avis ou obligation qui commence avec ce message commence au moment de son envoi. Il vous incombe de vérifier vos dossiers de courrier indésirable, de pourriel, de promotions et de quarantaine, et nous ne sommes pas responsables d'un message que vous n'avez pas vu parce qu'il a été filtré.

Tenir vos listes à jour. Nous vous avisons lorsque nous commençons à vous écrire à partir d'une nouvelle adresse ou d'un nouveau domaine, et vous acceptez de mettre à jour vos contacts et votre liste d'expéditeurs autorisés sans délai. Si votre propre adresse courriel change, avisez-nous de la manière décrite dans la Politique de communication afin que l'adresse à votre dossier demeure exacte.

Fournisseurs. Pour les fournisseurs, la présente section s'ajoute aux règles sur les domaines d'envoi des fournisseurs. Elle n'élargit pas les domaines à partir desquels nous acceptons les courriels des fournisseurs et ne fait pas d'un message qui nous est envoyé à partir d'un domaine non déclaré un message reçu.

Rien dans la présente section ne limite vos droits en vertu de la Loi canadienne anti-pourriel, votre capacité de vous désabonner du marketing à tout moment, ni vos droits en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

4. Code de conduite :

4.1. Tous les fournisseurs doivent respecter le code de conduite de notre entreprise, qui comprend le maintien du professionnalisme, le respect de la vie privée et l'évitement de toute forme de harcèlement ou de pression indue.

4.2. Tout fournisseur dont il est établi qu'il a enfreint notre code de conduite pourrait faire l'objet d'une disqualification immédiate de toute possibilité de faire affaire avec nous.

4(a) Clause de confidentialité et de non-promotion :

Les fournisseurs conviennent de maintenir une stricte confidentialité en ce qui concerne leurs interactions avec IVONNE ainsi que toute discussion ou négociation liée à l'étude de leurs produits. Les fournisseurs ne doivent pas, sans le consentement écrit préalable de IVONNE, faire de déclarations publiques, d'annonces ou de représentations laissant entendre que :

• IVONNE étudie activement ou a approuvé leur produit en vue de son acquisition.
• IVONNE est actuellement en train d'évaluer ou de négocier un contrat avec le fournisseur.
• Toute forme d'association officielle, d'approbation ou de partenariat avec IVONNE au-delà de la relation habituelle fournisseur-client.

Il est interdit aux fournisseurs d'utiliser le nom « IVONNE » ou toute autre désignation associée à IVONNE dans tout matériel promotionnel, campagne de marketing ou communication sans consentement écrit exprès. Cela comprend, sans s'y limiter, les communiqués de presse, les brochures de produits, les sites Web et les médias sociaux.

Toute violation de cette clause de confidentialité et de non-promotion pourrait entraîner la résiliation de la relation avec le fournisseur, ou de la relation potentielle avec le fournisseur, ainsi que des mesures légales jugées nécessaires par IVONNE.

Cette disposition demeure en vigueur même après la conclusion des interactions entre le fournisseur et le client, afin d'assurer la confidentialité et l'intégrité du processus d'évaluation.

5. Démonstrations de produits :

5.1. Si un fournisseur souhaite offrir une démonstration en direct de son produit ou service, celle-ci doit être planifiée à l'avance et approuvée par les propriétaires.

5.2. Les démonstrations devraient être concises, pertinentes et adaptées aux besoins de notre entreprise.

5.3. Seuls les produits approuvés pour l'utilisation et la vente au Canada seront permis à des fins de mise en marché et de démonstration. Les produits encore en développement ou en phase préalable à l'approbation ne seront pas acceptés aux fins d'examen.

6. Produits et technologies admissibles :

Exigences d'admissibilité pour les fournisseurs potentiels :

Afin d'assurer la sécurité et la qualité des produits offerts par les fournisseurs potentiels, les critères d'admissibilité suivants doivent être respectés :

a. Enregistrement ou avis auprès de Santé Canada :
Tous les produits offerts par les fournisseurs doivent avoir été officiellement enregistrés ou déclarés à Santé Canada. Les fournisseurs doivent fournir une documentation valide confirmant cet enregistrement ou cette déclaration.

b. Présence minimale d'un an sur le marché :
Les produits ou technologies doivent généralement avoir été offerts sur le marché canadien depuis au moins un (1) an avant d'être considérés aux fins d'approvisionnement. Les fournisseurs doivent fournir des preuves documentées de la présence du produit sur le marché, y compris les données de vente et les canaux de distribution. Toutefois, IVONNE se réserve le droit, à sa discrétion, de considérer une technologie ou un produit ne respectant pas ce délai s'il peut être démontré que les avantages pour sa clientèle l'emportent largement sur les risques associés. De telles exceptions seront évaluées au cas par cas.

c. Absence de cannibalisation ou de concurrence :
Toute technologie ou tout produit proposé ne doit pas entrer en concurrence directe avec notre offre actuelle. Les fournisseurs doivent fournir une description claire et détaillée des caractéristiques, des fonctionnalités et du positionnement sur le marché de leur produit afin de démontrer qu'il ne représente pas une menace concurrentielle directe pour notre portefeuille actuel. La détermination d'un chevauchement concurrentiel sera faite à la discrétion de notre organisation.

d. Absence de rappel ou d'avis :
Les produits offerts aux fins d'examen ne doivent avoir fait l'objet d'aucun rappel, avis de sécurité ou avis public émis par Santé Canada ou tout autre organisme de réglementation pertinent. Les fournisseurs doivent fournir une attestation confirmant que leurs produits n'ont pas fait l'objet de telles mesures.

e. Conformité à la réglementation applicable :
Les fournisseurs doivent démontrer leur conformité à toutes les lois et réglementations applicables régissant la vente et la distribution de leurs produits au Canada. Cela comprend le respect de la réglementation de Santé Canada, des exigences d'étiquetage et de toute autre norme pertinente.

f. Assurance de la qualité et essais :
Les fournisseurs doivent fournir une documentation décrivant leurs procédures d'assurance de la qualité et d'essais afin de garantir la sécurité, l'efficacité et la constance de leurs produits. Cette documentation doit comprendre des renseignements sur les procédés de fabrication, le contrôle de la qualité et les essais effectués par des tiers, le cas échéant.

g. Assurance responsabilité civile :
Les fournisseurs doivent maintenir une couverture d'assurance responsabilité civile adéquate afin de se protéger contre toute réclamation potentielle découlant de l'utilisation ou de la consommation de leurs produits. Une preuve de couverture d'assurance pourrait être exigée.

h. Considérations éthiques et environnementales :
Les fournisseurs sont encouragés à adopter des pratiques éthiques et durables dans la production et la distribution de leurs produits. Bien que non obligatoire, un engagement envers la responsabilité environnementale et l'approvisionnement éthique pourrait être pris en compte lors de la sélection des fournisseurs.

i. Confidentialité et protection des données :
Les fournisseurs doivent s'engager à traiter toute information ou donnée sensible fournie par notre organisation avec la plus stricte confidentialité et conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données.

j. Communication et collaboration :
Les fournisseurs doivent faire preuve de réactivité et d'ouverture à la collaboration avec notre organisation concernant les demandes de renseignements sur les produits, les préoccupations relatives à la qualité et toute autre question pertinente.

k. Droit de vérification :
Notre organisation se réserve le droit de procéder à des vérifications ou à des inspections des installations, des dossiers et des produits des fournisseurs afin de confirmer le respect de ces exigences d'admissibilité et des obligations contractuelles.

l. Résiliation de la relation avec le fournisseur :
Le non-respect de ces exigences d'admissibilité ou tout manquement aux obligations contractuelles peut entraîner la résiliation de la relation avec le fournisseur ou avec le fournisseur potentiel.

m. Modification des exigences d'admissibilité :
Ces exigences d'admissibilité peuvent être modifiées ou mises à jour par notre organisation au besoin, et les fournisseurs seront avisés par écrit de tout changement.

Les fournisseurs potentiels sont encouragés à examiner attentivement ces exigences d'admissibilité et à s'assurer qu'ils peuvent y répondre avant de soumettre leurs produits aux fins d'examen. Notre organisation se réserve le droit d'évaluer les soumissions des fournisseurs selon ces critères et de prendre ses décisions de sélection en conséquence.

6(a). Stabilité financière des fournisseurs et admissibilité en matière de gouvernance :

Afin de protéger la continuité, l'intégrité et la réputation de IVONNE, des exigences d'admissibilité supplémentaires s'appliquent aux fournisseurs présentant des préoccupations importantes en matière de gouvernance ou de finances :

• Faillite ou insolvabilité : Les fournisseurs qui ont entamé des procédures de faillite, d'insolvabilité, de restructuration ou des procédures similaires ne sont pas admissibles à un partenariat pour une période minimale de cinq (5) ans suivant leur sortie de ces procédures. Leur admissibilité ne pourra être réévaluée qu'une fois que le fournisseur aura démontré un bilan soutenu de stabilité financière, une gouvernance transparente et une conformité avec les réglementations en vigueur.
• Litige ou mesure réglementaire : Les fournisseurs qui font l'objet d'un litige en cours, de sanctions réglementaires ou de conclusions de fausse déclaration, de fraude ou d'inobservation importante ne sont pas admissibles à un partenariat jusqu'à ce que ces questions soient entièrement résolues et qu'au moins cinq (5) ans se soient écoulés sans récidive.
• Intégrité démontrée : Les fournisseurs doivent fournir des preuves vérifiables de pratiques commerciales transparentes, d'une conduite éthique et d'une responsabilité organisationnelle avant que leur admissibilité soit rétablie après les périodes d'inadmissibilité susmentionnées.

Ces restrictions visent à protéger IVONNE contre les risques réputationnels, financiers et opérationnels associés à des fournisseurs instables ou non conformes. Aucune exception ne sera faite sans l'autorisation écrite explicite de la direction.

7. Rétroaction :

7.1. Notre entreprise accorde de l'importance à la rétroaction. Si une proposition ou un produit est refusé, les fournisseurs peuvent demander une rétroaction afin de s'améliorer.

7.2. Cependant, les décisions prises par notre service des approvisionnements ou nos processus pertinents sont finales, et la contestation répétée de ces décisions pourrait affecter les occasions d'affaires futures.

8. Confidentialité :

8.1. Toute information de l'entreprise partagée ou à laquelle un fournisseur tiers a accès lors de réunions, de communications ou de démonstrations est confidentielle et ne devrait pas être divulguée à quiconque sans une permission écrite expresse et préalable.

Révision :

Cette politique est sujette à des révisions et à des mises à jour périodiques. Tous les fournisseurs inscrits seront avisés de tout changement important.

En respectant ces lignes directrices, nous visons à favoriser une relation respectueuse, efficace et productive avec nos fournisseurs.

Coordonnées concernant cette politique

For any questions or complaints in relation to this agreement or any product or treatment you purchase, you may contact IVONNE at the following:

By Regular Mail:
IVONNE, Inc.
0116-320 Queen Street, Ottawa ON K1R 5A3

By Email:
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(613) 695-6662

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