Politique d'annulation de 72 heures

En prenant rendez-vous avec IVONNE, Inc. (« IVONNE »), vous acceptez la politique d’annulation suivante sur cette page.

Aperçu

Tous les rendez-vous doivent être pris, modifiés ou annulés en ligne par l’entremise du système de prise de rendez-vous IVONNE. IVONNE vise à offrir le plus haut niveau de service à tous ses clients en appliquant ces politiques.

Les clients qui gèrent eux-mêmes leurs rendez-vous éviteront toute confusion concernant la date, l’heure et les autres détails importants de leur rendez-vous, ce qui mène ultimement à une meilleure expérience personnelle.

En tant que petite entreprise familiale locale, IVONNE^® ne peut pas combler les rendez-vous annulés ou modifiés à l’intérieur de 72 heures.

Définitions

Annulation : Tout rendez-vous qui a été annulé ou qui doit être reporté dans les 72 heures précédant l’heure initiale du rendez-vous.
Absence : Tout rendez-vous qui demeure inscrit dans notre système de prise de rendez-vous et pour lequel le client ne s’est pas présenté (peu importe la communication).
Absence sans appel : Tout rendez-vous pour lequel le client ne s’est pas présenté ET n’a pas communiqué avec la clinique à l’avance.
Arrivée tardive : Tout rendez-vous qui ne peut pas commencer dans les 15 minutes suivant l’heure de début du rendez-vous parce que le client n’est pas arrivé ou n’est pas prêt.
Frais de confirmation de rendez-vous : Un paiement obligatoire utilisé pour réserver votre rendez-vous dans notre système de prise de rendez-vous et pour vous envoyer la confirmation de votre rendez-vous. Les frais de confirmation de rendez-vous ne sont pas des dépôts et ne sont pas remboursables. Les frais de confirmation de rendez-vous sont appliqués au montant que vous devez pour votre traitement à la fin de votre rendez-vous.

72 heures pour annuler ou reporter

Les clients doivent apporter toute modification ou annulation à leur rendez-vous à l’aide du bouton « Changer/Annuler » dans le courriel de confirmation original de leur rendez-vous, au plus tard 72 heures avant l’heure prévue du rendez-vous.

Lorsque vous apportez des modifications à l’aide du bouton « Changer/Annuler » et que vous reportez votre rendez-vous à une date ultérieure, vous conservez les frais de confirmation de rendez-vous, qui resteront à votre dossier tant qu’un rendez-vous futur demeure actif.

Responsabilités

Les clients sont responsables de la gestion de leurs rendez-vous et de s’assurer que les notifications par courriel sont reçues. Il incombe à tous les clients d’inscrire leurs rendez-vous IVONNE dans leur calendrier personnel ou professionnel au moment de la prise de rendez-vous. Les clients devraient également configurer des rappels appropriés avant l’heure de début de leur rendez-vous.

Bien que IVONNE envoie des rappels automatisés par courriel pour les rendez-vous à 7 jours, 24 heures et (sms + courriel) 2 heures avant l’heure de début du rendez-vous, nous ne pouvons assumer aucune responsabilité pour les notifications manquées ou les notifications qui ne sont pas envoyées.

Tous les clients devraient ajouter les adresses courriel suivantes à leur carnet d’adresses personnel afin d’assurer la livraison des notifications :

• 8270934076adb5634af6b8
• 11504187376adb5634af757

Conseil : Si vous ne recevez pas votre confirmation initiale par courriel lors de la prise de rendez-vous, vous devriez immédiatement :

• Vérifier votre dossier de pourriels ou de courriels indésirables
• Vérifier que le courriel utilisé pour prendre votre rendez-vous est exact en appelant notre clinique au (613) 695-6662.

Il incombe au client de planifier à l’avance ses déplacements et son stationnement, et de communiquer d’avance avec la clinique, au moment de la prise de rendez-vous, toute exigence particulière.

Méthodes pour annuler ou modifier des rendez-vous

Toutes les annulations ou modifications de rendez-vous doivent être effectuées par l’une des méthodes suivantes :

• Le bouton original « Changer/Annuler » inclus dans votre courriel de confirmation original (de 8270934076adb5634af6b8) ; ou
• Par l’entremise du processus d’annulation dans notre outil de réservation en ligne ici.

Si vous éprouvez des difficultés techniques en apportant des modifications à votre rendez-vous existant, veuillez communiquer avec la réception entre 9 h et 17 h du lundi au vendredi, ou entre 9 h et 17 h le samedi. Le soutien de la réception et de la prise de rendez-vous n’est pas offert le dimanche.

Par téléphone : (613) 695-6662

Par courriel : 30482650126adb5634af650

Veuillez laisser les détails suivants dans votre message, notamment :

• Nom
• Numéro de téléphone
• Adresse courriel
• Détails du rendez-vous (capture d’écran ou enregistrement de l’erreur) afin que nous puissions vous aider.

Exceptions

Les types de rendez-vous et les offres suivants sont exclus de la politique d’annulation. Ces types de rendez-vous et ces offres ne sont admissibles à aucune modification ni annulation.

• Rendez-vous clairement identifiés comme « Paiement à l’avance »
• Promotions clairement identifiées comme exemptées des politiques d’annulation et de report

Pénalités et frais

Les modifications apportées aux rendez-vous ou les annulations dans les 72 heures précédant l’heure de début du rendez-vous entraîneront :

• La perte des frais de confirmation de réservation payés au moment de la prise de rendez-vous; ainsi que
• Des frais pouvant aller jusqu’à 100 % du coût total du service portés à la carte de crédit au dossier, ou à toute carte de crédit future fournie à IVONNE.

Les arrivées tardives (15 minutes après l’heure prévue du début du rendez-vous) entraîneront :

• L’annulation du rendez-vous à la discrétion de IVONNE après 15 minutes; et
• Jusqu’à 100 % de la valeur du temps de service facturée à la carte de crédit au dossier, ou à toute carte de crédit future fournie à IVONNE.

Les absences sans appel ni présentation entraîneront :

• La perte des frais de confirmation du rendez-vous; et
• Jusqu’à 100 % de la valeur du temps de service facturée à la carte de crédit au dossier, ou à toute carte de crédit future fournie à IVONNE.
• La perte de l’accès à la prise de rendez-vous en ligne ou de la possibilité de prendre des rendez-vous avec IVONNE en général.

IVONNE se réserve le droit de refuser un service ou d’exiger un prépaiement complet de 100 % aux clients présentant des annulations et des reports récurrents (p. ex. 3 reports consécutifs); ou aux nouveaux clients.

En prenant rendez-vous, vous convenez que vous ne pouvez pas révoquer votre consentement ou votre autorisation de faire porter à votre carte de crédit les frais associés aux frais de confirmation du rendez-vous ou aux traitements connexes.

Motifs d’annulation ou de report

COVID-19, maladie et maladies saisonnières
IVONNE suit les conseils et les directives du bureau de santé publique en ce qui concerne la prestation de services personnels. Même en dehors d’une pandémie, il est toujours recommandé de rester à la maison si vous ne vous sentez pas bien.

La santé et la sécurité de nos clients et de notre équipe demeurent notre priorité absolue. L’annulation ou la modification de votre rendez-vous en raison d’une maladie personnelle est traitée de la même façon que toute autre annulation tardive : les frais d’annulation applicables s’appliquent, et toute somme facturée est conservée au dossier sous forme de crédit sans date d’expiration, conformément à la Loi de 2002 sur la protection du consommateur, L.O. 2002, chap. 30, annexe A, et au Règlement de l’Ontario 17/05.

Si vous êtes malade avec des symptômes qui pourraient vous empêcher de vous présenter à votre rendez-vous et que ces symptômes ont commencé à l’extérieur de la fenêtre de rendez-vous de 72 heures, veuillez planifier à l’avance et déplacer votre rendez-vous de manière proactive. N’attendez pas au matin même pour voir si vos symptômes se sont dissipés — cela entraînera la perte de vos frais de confirmation du rendez-vous et pourrait être assujetti aux pénalités décrites dans la présente politique.

Note : De nouveaux frais de confirmation du rendez-vous seront facturés au moment du report.

Pour les annulations en raison de nouvelles maladies chroniques (certifiables) ou d’une maladie nouvellement diagnostiquée, veuillez communiquer avec nous afin que nous puissions travailler avec vous pour affecter votre solde restant à d’autres produits ou services. Le solde demeurera à votre compte sans date d’expiration.

Voir la force majeure ci-dessous.

Oublier votre rendez-vous
Oublier un rendez-vous important qui a pu être planifié des semaines ou des mois à l’avance peut arriver. Malheureusement, IVONNE ne peut accepter aucune responsabilité pour les rendez-vous oubliés.

Obligations professionnelles (raisons liées au travail)
Lorsque vous manquez votre rendez-vous, nous ne pouvons pas faire ce que nous aimons et nous renonçons à des revenus importants qui soutiennent notre petite entreprise et les jeunes familles des personnes qui travaillent ici.

Nos autres clients en subissent aussi les conséquences, puisqu’ils ne peuvent pas utiliser ce même créneau horaire, car le préavis est trop court pour le combler.

Vous y perdez aussi, puisque vous pourriez manquer un service important ou un rendez-vous de retouche à un moment critique, auquel vous pourriez ne plus avoir accès.

Météo
IVONNE ne peut accepter de modifications ou d’annulations de rendez-vous en raison d’événements météorologiques ayant donné un préavis de 72 heures ou plus. Il incombe aux clients de surveiller leurs trajets ainsi que les avertissements météorologiques et les alertes publiques, et de planifier en conséquence.

Voir la force majeure ci-dessous.

Troubles civils ou terrorisme
Lorsqu’il y a des actes de troubles civils ou des actes de terrorisme, les clients doivent faire de leur sécurité personnelle leur priorité absolue.

IVONNE ne peut être tenue responsable des rendez-vous annulés, abandonnés ou modifiés à la suite de troubles civils ou de terrorisme; toutefois, toutes les sommes payées ou dues seront reportées à votre prochain rendez-vous futur.

Afin de réserver le prochain meilleur créneau disponible, tous les clients sont priés de gérer eux-mêmes et de reporter eux-mêmes leurs rendez-vous à toute date future, préservant ainsi leurs frais de confirmation du rendez-vous en lien avec leur rendez-vous.

Voir la force majeure ci-dessous.

Fermeture imposée par le gouvernement
IVONNE respecte les fermetures officielles imposées par le gouvernement qui ont été publiées sur news.ontario.ca, ou par l’entremise d’un site Web officiel du gouvernement. IVONNE ne peut être tenue responsable des fermetures perçues ou potentielles qui n’ont pas été confirmées par un bureau officiel.

Lorsque IVONNE est forcée de fermer en raison d’une loi gouvernementale, les clients peuvent avoir l’esprit tranquille en sachant que leurs frais de confirmation du rendez-vous et toute somme payée seront reportés à un rendez-vous futur.

Afin de réserver le prochain meilleur créneau disponible, tous les clients doivent gérer eux-mêmes et reporter eux-mêmes leurs rendez-vous à toute date future, préservant ainsi leurs frais de confirmation du rendez-vous en lien avec leur rendez-vous.

Voir la force majeure ci-dessous.

Annuler ou modifier un rendez-vous
Chaque rendez-vous doit être géré individuellement. L’annulation ou la modification d’un rendez-vous n’a aucun effet sur les autres rendez-vous qui peuvent être prévus le même jour ou dans le futur.

Pour annuler ou modifier votre rendez-vous existant, veuillez appuyer ou cliquer sur le bouton « Changer/Annuler » dans votre courriel de confirmation de rendez-vous original.

Politique d’annulation/de report pendant les congés

Les rendez-vous prévus pendant les jours fériés exigent un report ou une annulation avec un préavis de 7 jours; à défaut, des frais équivalant à 100 % du service seront portés à la carte de crédit au dossier.

Les rendez-vous pendant les jours fériés sont définis comme ceux prévus à l’une ou l’autre des dates suivantes :

• 1er janvier (Jour de l’An)
• Fête de la famille (troisième lundi de février)
• Pâques, y compris le Vendredi saint, le samedi, le dimanche de Pâques et le lundi de Pâques
• Fin de semaine de la fête de la Reine, y compris le samedi, le dimanche ou le lundi
• Fête du Canada
• Congé civique d’août, y compris le samedi, le dimanche ou le lundi
• Fin de semaine de la fête du Travail, y compris le samedi, le dimanche ou le lundi
• Fin de semaine de l’Action de grâce, y compris le samedi, le dimanche ou le lundi
• 11 novembre (Jour du Souvenir)
• 24 décembre (veille de Noël)
• 25 décembre (Noël)
• 26 décembre (lendemain de Noël)
• 31 décembre (veille du Jour de l’An); et
• Tout autre jour férié provincial reconnu en Ontario

Les dates de jours fériés ci-dessus ne sont pas toujours ouvertes à la prise de rendez-vous, mais peuvent être disponibles et sont sujettes à changement sans préavis.

Crédits conservés au dossier

Les frais d’annulation, les frais d’absence et les frais de retard facturés en vertu de la présente politique sont acquis à IVONNE à titre de perte et ne sont pas automatiquement conservés comme crédits au compte d’un client. Le client accepte cette condition au moment de la réservation.

À sa seule discrétion, IVONNE peut choisir de conserver une partie ou la totalité de ces sommes comme crédit au compte d’un client pour une utilisation future plutôt que de les conserver comme revenus acquis. Il s’agit d’une courtoisie commerciale offerte au cas par cas et qui n’est pas garantie, peu importe la raison de l’annulation.

Lorsque IVONNE fait ce choix, le crédit conservé n’expire pas et n’est assujetti à aucuns frais d’inactivité ou d’entretien. Dès que les fonds sont désignés comme crédit client, la Loi de 2002 sur la protection du consommateur, L.O. 2002, ch. 30, annexe A, ainsi que le Règlement 17/05 de l’Ontario s’appliquent — interdisant toute date d’expiration ou tout frais qui réduirait la valeur de ces fonds.

Les crédits promotionnels ou de bonne volonté émis par IVONNE et qui n’ont pas été payés par le client peuvent comporter des conditions ou des modalités d’expiration, lesquelles seront divulguées au moment de l’émission.

Force majeure

IVONNE ne pourra être tenue responsable, ni être réputée avoir fait défaut ou avoir contrevenu à son Entente, pour tout manquement ou retard dans l’exécution de toute modalité de son Entente (sauf pour toute obligation d’effectuer des paiements déjà dus à l’autre Partie aux présentes) lorsque, et dans la mesure où, ce manquement ou ce retard est causé par des actes échappant au contrôle raisonnable de la Partie touchée (« Partie touchée ») ou en résulte, y compris, sans s’y limiter, les événements de force majeure suivants (« événement(s) de force majeure ») qui compromettent l’objet de la présente Entente :

• cas de force majeure;
• inondation, incendie, tremblement de terre ou explosion;
• guerre, invasion, hostilités (qu’une guerre soit déclarée ou non), menaces ou actes terroristes, émeute ou autre trouble civil;
• décret ou loi gouvernementale;
• mesures, embargos ou blocus en vigueur à la date de la présente Entente ou après celle-ci;
• mesure prise par toute autorité gouvernementale;
• urgence nationale ou régionale;
• grèves, arrêts de travail ou ralentissements, ou autres perturbations industrielles;
• épidémie, pandémie ou infection grippale ou bactérienne similaire (définie par Santé Canada et/ou le bureau municipal ou provincial de la santé publique comme une grippe ou une infection humaine virulente pouvant causer une éclosion mondiale, une pandémie ou une maladie grave);
• état d’urgence;
• pénurie de fournitures et d’équipement médicaux adéquats;
• pénurie d’électricité ou de moyens de transport; et
• autres événements similaires échappant au contrôle raisonnable de la Partie touchée.

Interprétation : IVONNE peut, à sa seule discrétion dans les circonstances ci-dessus, choisir d’annuler, de reporter ou de reprogrammer toute prestation, y compris, sans s’y limiter, un service, un rendez-vous ou la livraison d’un produit, sans encourir de pénalité ni d’autre obligation.

Coordonnées concernant cette politique

For any questions or complaints in relation to this agreement or any product or treatment you purchase, you may contact IVONNE at the following:

By Regular Mail:
IVONNE, Inc.
0116-320 Queen Street, Ottawa ON K1R 5A3

By Email:
17085726816adb5634af7bd

By Phone:
(613) 695-6662

By Social Media:
@ivonneclinic

Mises à jour

• May 8, 2023: Inclusion of "Advance Pay" and promotional exceptions.
• August 2, 2023: Clarification on penalties and charges.
• December 30, 2023: Update from 48 hours to 72 hours cancellation timeline.
• April 20, 2025: Updated recommended email addresses to add to personal address book from 26160903726adb5634af827 to 8270934076adb5634af6b8
• May 8, 2026: Aligned COVID/illness cancellation credits with standard treatment — same no-expiry rule applies to all (O. Reg. 17/05). Added "Credits Held on File" section. Clarified that cancellation/no-show/late arrival fees are forfeited by default; credits-on-file arise only at discretion; when held, no-expiry rule applies.