Politique relative aux fournisseurs et vendeurs potentiels

Objectif :
Assurer une approche professionnelle et organisée envers les fournisseurs externes qui souhaitent offrir des produits, des services ou des partenariats à notre entreprise. La présente politique fournit des lignes directrices afin d’assurer la confidentialité, la sécurité et l’intégrité de nos activités. La présente politique ne constitue pas un appel d’offres. IVONNE, Inc. (« IVONNE ») se réserve le droit d’émettre des demandes de propositions officielles conformément à ses propres pratiques et à ses propres exigences.

1. Visites planifiées :

1.1. Tous les fournisseurs externes qui souhaitent rencontrer notre entreprise en personne doivent avoir un rendez-vous préalablement planifié et approuvé par les propriétaires.

1.2. Les visites non planifiées ou sans rendez-vous ne seront pas acceptées. Les fournisseurs qui se présentent sans préavis seront priés de quitter les lieux et pourraient compromettre leur capacité à faire affaire avec nous à l’avenir.

1.3. Les rendez-vous peuvent être demandés en communiquant avec nos propriétaires par les canaux de communication approuvés, c.-à-d. les formulaires Web sur notre site Web.

1.4. Considération saisonnière :
Veuillez noter que IVONNE réserve la période de septembre à janvier exclusivement au service de nos clients actuels et à la gestion des projets en cours. Pendant cette période, nous ne considérons généralement pas les nouvelles technologies et ne participons pas à des rencontres avec des fournisseurs liées à l’approvisionnement de nouveaux produits. Nous vous remercions de votre compréhension et de votre collaboration dans le respect de cette limitation saisonnière.

1.5. Circonstances exceptionnelles :
Dans des circonstances exceptionnelles où une visite sans rendez-vous ou une rencontre pendant la période de septembre à janvier est jugée essentielle, les fournisseurs peuvent soumettre une demande officielle détaillant l’urgence et la pertinence de leur proposition. Ces demandes seront examinées au cas par cas, et les décisions seront prises à la seule discrétion de nos propriétaires.

2. Intégrité des rendez-vous à la clinique :

2.1. Il est strictement interdit aux fournisseurs de prendre des rendez-vous pour des traitements ou des consultations sous prétexte de besoins personnels dans le but de promouvoir ou de vendre des produits et services.

2.2. Tout fournisseur reconnu coupable d’utiliser les rendez-vous à la clinique comme moyen de faire de la vente ou de promouvoir des services fera l’objet d’une disqualification immédiate pour faire affaire avec nous et pourrait être soumis à d’autres mesures jugées nécessaires.

2.3. La vocation première de notre clinique est de servir les patients et les clients. L’utilisation abusive des plages de rendez-vous ne viole pas seulement notre confiance, mais prive également les vrais clients de services offerts en temps opportun.

3. Politique de communication :

3.1. Conformément à notre politique de communication, notre courriel, nos systèmes téléphoniques et la messagerie instantanée / la messagerie sur les médias sociaux sont réservés exclusivement aux fournisseurs existants.

3.2. Les fournisseurs potentiels sont invités à envoyer leurs occasions de prise de contact lors de salons professionnels par la poste régulière. Les appels, courriels ou messages non sollicités ne seront pas acceptés.

3.3. En raison de la petite taille de notre clinique et de nos ressources limitées, nous ne sommes pas toujours en mesure de rencontrer les fournisseurs potentiels. IVONNE collabore habituellement avec de nouveaux fournisseurs uniquement par :

• des processus officiels de demande de propositions (DP); ou
• la participation à des salons professionnels.

3.4. Les fournisseurs qui souhaitent communiquer par courriel doivent d’abord s’inscrire au préalable par l’entremise de notre page Vendre à IVONNE.

3.5. Une fois inscrits, les fournisseurs peuvent nous envoyer des courriels uniquement à partir des domaines autorisés à la section 3(a) ci-dessous. Les courriels provenant de fournisseurs non inscrits ou de domaines non déclarés peuvent être rejetés ou signalés comme pourriels par notre système de messagerie, ou ne pas recevoir de réponse.

3.6. Toutes les communications par courriel doivent être pertinentes, professionnelles et concises. Un marketing trop agressif ou des courriels non sollicités fréquents peuvent entraîner le retrait de notre liste de fournisseurs.

3(a) Domaines d’envoi des fournisseurs :

La présente section s'applique à l'ensemble des fournisseurs, vendeurs, fabricants, distributeurs et partenaires qui font affaire avec IVONNE, ainsi qu'à toute personne agissant en son nom.

Domaine principal. Un fournisseur peut communiquer par courriel avec IVONNE uniquement à partir du domaine figurant à son dossier au début de la relation d'affaires (son « domaine principal »), ou à partir d'un domaine qu'il a déclaré en vertu de la présente section.

Communications visées. Cela comprend les confirmations de commande, les avis d'exécution et d'expédition, les suivis et mises à jour de livraison, les factures et états de compte, la correspondance des responsables de compte, le marketing ainsi que les notifications automatisées, qu'ils soient envoyés par le fournisseur lui-même ou par une plateforme, un fournisseur de services d'exécution, un transporteur, un distributeur, une agence ou tout autre tiers agissant en son nom.

Avis préalable à l'utilisation. Il incombe au fournisseur de nous aviser par écrit avant de nous envoyer quoi que ce soit à partir d'un domaine autre que son domaine principal, ainsi qu'avant de modifier ou de retirer tout domaine figurant à son dossier. Un nouveau domaine ne peut être utilisé avant que nous n'ayons reçu l'avis et que nous l'ayons confirmé par écrit. L'avis doit indiquer la raison sociale du fournisseur, chaque nouveau domaine, la plateforme ou le tiers qui l'utilisera, la date de prise d'effet prévue, ainsi que tout domaine retiré.

Par courrier postal uniquement. L'avis doit être envoyé par courrier postal à l'adresse postale figurant dans les coordonnées au bas de cette page, sur le papier à en-tête du fournisseur et signé par un représentant autorisé. Un avis transmis par courriel, téléphone, clavardage, médias sociaux, formulaire Web ou par tout message envoyé à partir du nouveau domaine lui-même ne constitue pas un avis valide.

Domaines non déclarés. Nous pouvons refuser, mettre en quarantaine ou supprimer sans la lire toute communication envoyée à partir d'un domaine qui n'a pas été déclaré et confirmé en vertu de la présente section. Une telle communication n'est pas considérée comme ayant été reçue par IVONNE, qu'il s'agisse d'un avis, d'une facture, d'une modification de prix, d'une mise à jour d'expédition ou de livraison, ou de tout autre document ayant un effet contractuel. Le fournisseur assume toutes les conséquences d'une communication qui ne nous parvient pas pour cette raison, et aucun délai, aucune modalité de paiement ni aucune obligation de notre part n'est déclenché ou prolongé par celle-ci.

Comptes personnels. Le personnel du fournisseur, y compris les responsables de compte, ne peut pas faire affaire avec nous à partir de comptes de courriel personnels ou gratuits (par exemple, Gmail ou Outlook.com). Les messages provenant de tels comptes sont traités comme s'ils provenaient d'un domaine non déclaré.

3(b) Nous ajouter à vos contacts et à votre liste d’autorisation :

La présente section s'applique à tout client, fournisseur ou autre personne ou organisation qui correspond par courriel avec IVONNE, ainsi qu'à toute personne agissant en son nom.

Ce à quoi vous consentez. En correspondant avec nous, vous acceptez d'ajouter chaque adresse courriel à partir de laquelle nous vous écrivons, et chaque adresse courriel à laquelle vous nous écrivez, aux contacts ou au carnet d'adresses de votre compte de courriel, et d'ajouter ces adresses ainsi que nos domaines d'envoi à la liste d'expéditeurs autorisés dans les paramètres de gestion de votre fournisseur de services de courriel. Les fournisseurs appellent cette liste « expéditeurs fiables », « expéditeurs approuvés » ou « liste blanche ». Nos domaines d'envoi figurent dans notre Politique de communication.

Pourquoi nous le demandons. Les fournisseurs de courriel dirigent les expéditeurs inconnus vers les dossiers de courrier indésirable, de pourriel, de promotions ou de quarantaine, ou les rejettent sans en aviser l'une ou l'autre des parties. Les confirmations et rappels de rendez-vous, les factures et reçus, les bons de commande, les résultats et les avis ayant un effet contractuel doivent vous parvenir à temps. Nous ajouter à vos contacts et à votre liste d'expéditeurs autorisés est le seul moyen fiable d'y arriver.

Les messages sont réputés reçus. Un message que nous envoyons à une adresse courriel que vous nous avez fournie est réputé reçu par vous dès qu'il quitte notre système de messagerie, que votre fournisseur l'ait filtré, retardé, mis en quarantaine ou supprimé ou non. Tout délai, période d'avis ou obligation qui commence avec ce message commence au moment de son envoi. Il vous incombe de vérifier vos dossiers de courrier indésirable, de pourriel, de promotions et de quarantaine, et nous ne sommes pas responsables d'un message que vous n'avez pas vu parce qu'il a été filtré.

Tenir vos listes à jour. Nous vous avisons lorsque nous commençons à vous écrire à partir d'une nouvelle adresse ou d'un nouveau domaine, et vous acceptez de mettre à jour vos contacts et votre liste d'expéditeurs autorisés sans délai. Si votre propre adresse courriel change, avisez-nous de la manière décrite dans la Politique de communication afin que l'adresse à votre dossier demeure exacte.

Fournisseurs. Pour les fournisseurs, la présente section s'ajoute aux règles sur les domaines d'envoi des fournisseurs. Elle n'élargit pas les domaines à partir desquels nous acceptons les courriels des fournisseurs et ne fait pas d'un message qui nous est envoyé à partir d'un domaine non déclaré un message reçu.

Rien dans la présente section ne limite vos droits en vertu de la Loi canadienne anti-pourriel, votre capacité de vous désabonner du marketing à tout moment, ni vos droits en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

4. Code de conduite :

4.1. Tous les fournisseurs doivent respecter le code de conduite de notre entreprise, qui comprend le maintien du professionnalisme, le respect de la vie privée et l’évitement de toute forme de harcèlement ou de pression indue.

4.2. Tout fournisseur reconnu coupable d’avoir enfreint notre code de conduite pourrait faire l’objet d’une disqualification immédiate pour faire affaire avec nous.

4(a) Clause de confidentialité et de non-promotion :

Les fournisseurs acceptent de maintenir une stricte confidentialité concernant leurs interactions avec IVONNE ainsi que toute discussion ou négociation liée à l’évaluation de leurs produits. Les fournisseurs ne doivent pas, sans le consentement écrit préalable de IVONNE, faire de déclarations publiques, d’annonces ou de représentations laissant entendre :

• que IVONNE évalue activement leur produit ou l’a approuvé pour l’approvisionnement;
• que IVONNE est actuellement en train d’évaluer ou de négocier un contrat avec le fournisseur;
• toute forme d’association officielle, d’approbation ou de partenariat avec IVONNE au-delà de la relation habituelle fournisseur-client.

Il est interdit aux fournisseurs d’utiliser le nom « IVONNE » ou toute autre désignation associée à IVONNE dans tout matériel promotionnel, campagne de marketing ou communication sans consentement écrit exprès. Cela comprend, sans s’y limiter, les communiqués de presse, les brochures de produits, les sites Web et les médias sociaux.

Toute violation de la présente clause de confidentialité et de non-promotion peut entraîner la résiliation de la relation avec le fournisseur, ou de la relation potentielle avec le fournisseur, ainsi que des poursuites judiciaires jugées nécessaires par IVONNE.

Cette disposition demeurera en vigueur même après la fin des interactions entre le fournisseur et le client, garantissant ainsi la confidentialité et l'intégrité du processus d'évaluation.

5. Démonstrations de produits :

5.1. Si un fournisseur souhaite effectuer une démonstration en direct de son produit ou de son service, celle-ci doit être planifiée à l'avance et approuvée par les propriétaires.

5.2. Les démonstrations doivent être concises, pertinentes et adaptées aux besoins de notre entreprise.

5.3. Seuls les produits approuvés pour l'utilisation et la vente au Canada seront autorisés à des fins de commercialisation et de démonstration. Les produits encore en développement ou aux étapes de préapprobation ne seront pas pris en considération.

6. Produits et technologies admissibles :

Critères d'admissibilité pour les fournisseurs potentiels :

Afin d'assurer la sécurité et la qualité des produits fournis par les fournisseurs potentiels, les critères d'admissibilité suivants doivent être respectés :

a. Enregistrement ou avis auprès de Santé Canada :
Tous les produits offerts par les fournisseurs doivent avoir fait l'objet d'un enregistrement officiel ou d'un avis auprès de Santé Canada. Les fournisseurs doivent fournir une documentation valide confirmant cet enregistrement ou cet avis.

b. Présence minimale d'un an sur le marché :
Les produits ou technologies doivent généralement être présents sur le marché canadien depuis au moins un (1) an avant de pouvoir faire l'objet d'un approvisionnement. Les fournisseurs doivent fournir des preuves documentées de la présence du produit sur le marché, y compris des données de vente et des réseaux de distribution. Toutefois, IVONNE se réserve le droit d'évaluer des technologies ou des produits qui ne respectent pas ce délai s'il peut être démontré que les avantages pour ses clients l'emportent nettement sur les risques associés. Ces exceptions seront évaluées au cas par cas.

c. Absence de concurrence directe ou de cannibalisation :
Toute technologie ou tout produit proposé ne doit pas faire de concurrence directe à notre offre actuelle. Les fournisseurs sont tenus de fournir une description claire et détaillée des caractéristiques, des fonctionnalités et du positionnement sur le marché de leur produit afin de démontrer qu'il ne représente pas une menace concurrentielle directe pour notre gamme actuelle. L'évaluation du chevauchement concurrentiel sera faite à la seule discrétion de notre entreprise.

d. Aucun rappel ni avis public :
Les produits soumis pour étude ne doivent pas avoir fait l'objet de rappels, d'avis de sécurité ou d'avis publics émis par Santé Canada ou tout autre organisme de réglementation pertinent. Les fournisseurs doivent fournir une attestation confirmant que leurs produits n'ont fait l'objet d'aucune mesure de ce type.

e. Conformité aux règlements applicables :
Les fournisseurs doivent démontrer leur conformité à l'ensemble des lois et règlements applicables régissant la vente et la distribution de leurs produits au Canada. Cela comprend le respect des règlements de Santé Canada, des exigences d'étiquetage et de toute autre norme pertinente.

f. Assurance qualité et essais :

• Faillite ou insolvabilité : Les fournisseurs ayant entrepris des procédures de faillite, d'insolvabilité, de restructuration ou des procédures similaires ne sont pas admissibles à un partenariat pour une période minimale de cinq (5) ans suivant la fin de ces procédures. L'admissibilité ne pourra être réévaluée que lorsque le fournisseur aura démontré un historique soutenu de stabilité financière, une gouvernance transparente et la conformité aux règlements applicables.
• Litige ou mesure réglementaire : Les fournisseurs faisant l'objet de litiges en cours, de sanctions réglementaires ou de constatations de fausses déclarations, de fraude ou de non-conformité importante ne sont pas admissibles à un partenariat tant que ces questions ne sont pas entièrement réglées et qu'une période d'au moins cinq (5) ans ne s'est pas écoulée sans récidive.
• Intégrité démontrée : Les fournisseurs doivent fournir des preuves vérifiables de leurs pratiques commerciales transparentes, de leur conduite éthique et de leur responsabilité organisationnelle avant que leur admissibilité puisse être rétablie après les périodes d'inadmissibilité susmentionnées.

Ces restrictions visent à protéger IVONNE contre les risques réputationnels, financiers et opérationnels associés à des fournisseurs instables ou non conformes. Aucune exception ne sera faite sans l'autorisation écrite explicite de la direction.

7. Commentaires :

7.1. Notre entreprise accorde une grande valeur aux commentaires. Si une proposition ou un produit est refusé, les fournisseurs peuvent demander une rétroaction afin de s'améliorer.

7.2. Toutefois, les décisions prises dans le cadre de nos processus d'approvisionnement ou autres processus connexes sont définitives, et les contestations répétées de ces décisions pourraient avoir une incidence sur les possibilités d'affaires futures.

8. Confidentialité :

8.1. Toute information sur l'entreprise transmise à des fournisseurs tiers ou portée à leur connaissance lors de rencontres, de communications ou de démonstrations est confidentielle et ne doit être divulguée à quiconque sans une autorisation écrite préalable et expresse.

Révision :

La présente politique fait l'objet de révisions et de mises à jour périodiques. Tous les fournisseurs enregistrés seront informés de tout changement important.

En respectant ces directives, nous visons à favoriser une relation respectueuse, efficace et productive avec nos fournisseurs.

Coordonnées concernant cette politique

For any questions or complaints in relation to this agreement or any product or treatment you purchase, you may contact IVONNE at the following:

By Regular Mail:
IVONNE, Inc.
0116-320 Queen Street, Ottawa ON K1R 5A3

By Email:
17085726816adb572a04643

By Phone:
(613) 695-6662

By Social Media:
@ivonneclinic

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• Update Log: October 16, 2023: Added provisions on eligibility
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