Politique de confidentialité

IVONNE, Inc. («IVONNE») Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité décrit comment vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés et partagés lorsque vous recevez des traitements, des consultations ou effectuez un achat auprès de notre clinique, ou à partir de *.ivonne.ca (le « Site »).

IVONNE se conforme à toutes les réglementations applicables en matière de protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et ses 10 principes d’équité en matière d’information.

IVONNE a déployé les meilleurs efforts pour s’assurer que les clients et les visiteurs du site Web provenant de l’extérieur du Canada soient empêchés d’utiliser notre site Web, nos services ou nos produits. Toutefois, en raison de contraintes techniques de plus en plus complexes, il n’est pas toujours possible de garantir notre conformité aux lois extracanadiennes. Si vous n’êtes pas assujetti aux lois canadiennes, vous ne devriez pas utiliser ce site Web, ces traitements ou ces produits.

Ce site Web ne contient aucune image confidentielle de clients. Toutes les images sont publiées avec un consentement exprès et écrit.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS

Lorsque vous visitez le Site, nous recueillons automatiquement certains renseignements au sujet de votre appareil, notamment le type de navigateur, l’adresse IP, le fuseau horaire et les témoins installés sur votre appareil. Au fur et à mesure de votre navigation, nous recueillons des renseignements sur les pages consultées, les sources de référence et les interactions avec le Site (« Renseignements sur l’appareil »).

Nous recueillons les Renseignements sur l’appareil au moyen de :

• Témoins (voir allaboutcookies.org)
• Fichiers journaux
• Balises Web, étiquettes et pixels
• Enregistrements de sessions du site Web utilisés pour comprendre l’expérience utilisateur

Lorsque vous effectuez un achat, prenez un rendez-vous ou tentez de le faire, nous recueillons votre nom, vos adresses de facturation et de livraison, vos renseignements de paiement (y compris les numéros de carte de crédit), votre adresse courriel et votre numéro de téléphone (« Renseignements sur la commande » ou « Renseignements sur le rendez-vous »).

Les « Renseignements personnels » comprennent les Renseignements sur l’appareil, les Renseignements sur la commande et les Renseignements sur le rendez-vous.

VIDÉOSURVEILLANCE

Notre clinique située au 0116-320 Queen Street, Ottawa ON K1R 5A3 utilise la vidéosurveillance pour la sécurité des clients, du personnel et des biens. Toutes les images sont conservées de façon sécuritaire et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé de IVONNE.

FORMULAIRES D’ADMISSION ET QUESTIONNAIRES

Nous recueillons des renseignements pertinents sur la santé et le dossier médical afin de fournir des traitements de façon sécuritaire et de déterminer l’admissibilité aux services ou aux produits.

PHOTOGRAPHIE

Des photos et des vidéos peuvent être prises à des fins de dossier clinique et de suivi des traitements. Avec consentement, les images peuvent être utilisées à des fins de marketing. Le consentement ne donne pas droit à une compensation pour les clients.

CONSENTEMENT

Nous obtenons votre consentement pour recueillir, utiliser et divulguer vos Renseignements personnels au moyen de formulaires d’admission, de réservations de rendez-vous en ligne, de renonciations liées aux traitements, de formulaires de consentement et d’autres interactions écrites ou électroniques avec nous. Dans certaines circonstances, le consentement peut être implicite lorsque la loi le permet et lorsque la finalité de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation serait considérée comme évidente et raisonnable.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de limites légales, réglementaires, contractuelles et cliniques. Le retrait du consentement peut avoir une incidence sur notre capacité à fournir certains traitements, services ou produits. Les demandes de retrait du consentement peuvent être faites en nous contactant à l’aide des renseignements fournis dans la présente Politique de confidentialité.

COMMENT NOUS UTILISONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous utilisons vos Renseignements personnels pour :

• Fournir des traitements et des services
• Traiter les paiements
• Planifier des rendez-vous
• Communiquer avec vous
• Détecter la fraude ou les risques
• Améliorer et optimiser notre Site

PARTAGE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous partageons vos Renseignements personnels avec des tiers uniquement lorsque cela est nécessaire pour exploiter notre entreprise et fournir nos services.

Services de prise de rendez-vous et du site Web :
Nous utilisons Acuity Scheduling (une société Squarespace) pour alimenter notre système de prise de rendez-vous en ligne et Squarespace pour alimenter notre site Web et nos services de commerce électronique. En savoir plus : www.squarespace.com/privacy.

Traitement des paiements en ligne :
Nous utilisons Stripe, Inc. (« Stripe ») pour traiter les paiements en ligne et gérer la facturation. Stripe peut recueillir et traiter directement auprès de vous des renseignements personnels et des renseignements de paiement. En savoir plus : www.stripe.com/privacy.

Paiements au point de vente (PDV) en clinique :
Nous utilisons Square, Inc. (« Square » ou « Squareup ») pour traiter les paiements en clinique, y compris les transactions par carte de débit et de crédit. Square peut recueillir et traiter des renseignements de paiement et des renseignements sur l’appareil conformément à ses pratiques en matière de confidentialité : www.squareup.com/privacy.

Analytique :
Nous utilisons Google Analytics pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre Site. En savoir plus : www.google.com/intl/en/policies/privacy.  Pour vous désinscrire, cliquez ici : tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Nous pouvons également partager des renseignements avec des fournisseurs et fabricants réglementés (p. ex., AlumierMD, Hydrafacial et Candela) afin de soutenir la planification des traitements, l’exécution des commandes de produits et les soins aux clients.

Infrastructure et communications :
Nous utilisons des services d’infrastructure et de communication infonuagiques (y compris le courriel, l’hébergement et le stockage de données) fournis par des tiers qui sont contractuellement tenus de protéger vos renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Ces fournisseurs traitent les renseignements uniquement dans la mesure nécessaire pour nous fournir des services et il leur est interdit d’utiliser vos renseignements à leurs propres fins.

Nous pouvons divulguer des Renseignements personnels afin de nous conformer aux lois, règlements ou demandes légales applicables.

MESSAGES TEXTE / SMS

Si vous fournissez votre numéro de cellulaire, vous pouvez consentir à recevoir des messages texte de IVONNE. Nous recueillons le consentement séparément pour deux types de messages distincts, et vous pouvez accepter l’un, l’autre ou aucun des deux :

• Messages non promotionnels (transactionnels/de relation) — liés à votre demande ou à votre compte, comme les réponses, les mises à jour de rendez-vous et de commandes, les codes de vérification à usage unique et les messages de service à la clientèle.
• Messages promotionnels (marketing) — comme des offres, des nouvelles et des événements.

Vous fournissez également votre numéro de téléphone lorsque vous réservez ou assistez à un rendez-vous en tant que client de IVONNE. En réservant ou en assistant à un rendez-vous, vous acceptez de recevoir des messages texte liés au rendez-vous, comme des confirmations, des rappels, des codes de vérification à usage unique et des réponses à vos demandes. Ces messages ne sont pas de nature promotionnelle. La fréquence des messages varie et des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Répondez HELP pour obtenir de l’aide et STOP pour vous désabonner en tout temps.

Le consentement à recevoir des messages texte est facultatif et n’est jamais une condition pour communiquer avec nous ni pour effectuer un achat. La fréquence des messages varie et des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Répondez HELP pour obtenir de l’aide et STOP pour vous désabonner en tout temps.

Vos renseignements d’inscription aux messages texte et votre numéro de téléphone ne sont jamais vendus, loués ni partagés avec des tiers ou des sociétés affiliées à des fins promotionnelles. Les numéros de téléphone sont partagés uniquement avec les fournisseurs de services qui livrent nos messages (par exemple, notre fournisseur de SMS) et uniquement pour envoyer les textos que vous avez demandés. Le consentement aux SMS n’est jamais partagé avec un tiers à des fins promotionnelles.

Messagerie WhatsApp. Lorsque vous choisissez de communiquer avec nous par WhatsApp, ou si vous nous demandez de vous y répondre, ces messages sont acheminés par WhatsApp, un service de Meta Platforms, Inc., et sont assujettis aux propres conditions d'utilisation et à la politique de confidentialité de WhatsApp. Le contenu des messages est traité sur l'infrastructure de Meta, laquelle peut être située à l'extérieur du Canada. Nous envoyons et recevons des messages WhatsApp par l'intermédiaire de notre fournisseur de messagerie, Twilio, et conservons un registre de la conversation dans nos systèmes de la même manière que nos autres communications avec la clientèle. Les messages promotionnels ne sont envoyés sur WhatsApp que conformément à la présente politique et aux lois applicables, et vous pouvez cesser de recevoir des messages WhatsApp en tout temps en nous demandant d'utiliser un autre canal ou en bloquant notre numéro dans l'application.

TRAITEMENT AUTOMATISÉ ET INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Pour une description complète de la façon dont nous utilisons l’IA, des fournisseurs qui traitent vos données et de vos contrôles, veuillez consulter notre Politique de traitement des données par l’IA.

Nous utilisons une combinaison de logique algorithmique et d’intelligence artificielle (« IA ») pour soutenir nos opérations et améliorer votre expérience.

La majorité de notre traitement des données — y compris la planification, les rappels, les mises à jour de statut et les notifications — est gérée par des systèmes déterministes qui n’impliquent pas d’IA. Ces systèmes suivent des règles fixes et n’apprennent pas du contenu de vos communications ni ne l’analysent.

Dans certains cas limités, nous utilisons des services d’IA tiers pour aider à :

• Comprendre l’intention des messages que vous nous envoyez (p. ex., confirmer ou reporter un rendez-vous)
• Résumer des notes cliniques pour votre fournisseur de soins
• Transcrire les messages vocaux et les enregistrements d’appels

Lorsque le traitement par IA est utilisé, seules les données minimales nécessaires à la tâche précise sont partagées avec le fournisseur d’IA (p. ex., le contenu du message, le type et l’heure du rendez-vous). Nous n’envoyons pas de mots de passe, de renseignements de paiement ni de détails personnels inutiles aux fournisseurs d’IA. Les fournisseurs d’IA traitent les données selon leurs conditions API respectives et n’utilisent pas vos données pour entraîner leurs modèles.

Votre contrôle : Le traitement assisté par IA de vos communications écrites (courriel et SMS) nécessite votre consentement et peut être géré par canal dans les paramètres de votre profil. Vous pouvez également exclure certains fournisseurs d’IA du traitement de vos données. Pour modifier vos préférences de traitement par l’IA, visitez votre profil à l’adresse clinic.ivonne.ca/client-settings ou communiquez directement avec nous.

Appels téléphoniques : Tous les appels téléphoniques vers et depuis notre clinique sont enregistrés à des fins d’assurance qualité et de formation, et sont transcrits à l’aide de l’IA. Si vous préférez communiquer sans enregistrement d’appel, vous pouvez plutôt nous envoyer un message privé par l’entremise du portail client.

Infrastructure de courriel : Notre courriel est hébergé sur Google Workspace, qui peut utiliser un traitement automatisé — y compris des fonctionnalités propulsées par l’IA — pour livrer, filtrer et organiser les messages entrants. Ce traitement fait partie intégrante de la plateforme de courriel et s’effectue conformément à la politique de confidentialité de Google. Si vous préférez communiquer sans traitement de courriel par un tiers, vous pouvez utiliser le portail client à la place.

PUBLICITÉ COMPORTEMENTALE

Nous pouvons utiliser votre activité, votre historique d’achats et vos préférences pour personnaliser le marketing que vous recevez, y compris les courriels, les bannières sur le site et les publicités sur des plateformes tierces. Nous n’utilisons pas votre inscription aux SMS ni votre numéro de cellulaire pour de la publicité de tiers ou fondée sur les intérêts.

Votre contrôle : Vous pouvez vous désinscrire du marketing fondé sur les intérêts en tout temps dans les paramètres de votre compte. Lorsque vous vous désinscrivez, vous pouvez tout de même recevoir des promotions générales, mais elles ne seront pas personnalisées selon votre activité.

Filtrage de sécurité : Peu importe vos préférences en matière de marketing, nous filtrons toujours les traitements, produits et services en fonction de votre profil de santé et des contre-indications. Il s’agit d’une mesure de sécurité qui ne peut pas être désactivée.

Pour en savoir plus sur la publicité en ligne, consultez networkadvertising.org.

NE PAS SUIVRE

Nous ne modifions pas nos pratiques de collecte de données en réponse aux signaux Ne pas suivre du navigateur.

DROITS DE L’INSTALLATION D’UN TIERS

Notre clinique exerce ses activités dans un espace commercial loué. Notre contrat de location exclut expressément tous les dossiers contenant des renseignements personnels — tels que définis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) — de tout droit, intérêt ou sûreté détenu par le propriétaire de l’immeuble ou le locateur. En aucun temps notre locateur n’a de droit sur vos renseignements personnels.

COMMENT NOUS FAISONS CORRESPONDRE VOTRE ADRESSE COURRIEL À VOTRE DOSSIER

Les fournisseurs de services de courriel décident de la manière dont les adresses de leur propre domaine sont interprétées, et un petit nombre d'entre eux traitent les variantes d'une adresse comme une seule boîte aux lettres. Google en est l'exemple le plus clair : Gmail et Googlemail ignorent les points situés avant le symbole @ et acheminent les adresses utilisant le balisage avec le signe + vers la même boîte de réception. Lorsqu'un fournisseur documente ce comportement, nous le respectons et traitons ces variantes comme appartenant à une seule personne, afin que vos rendez-vous, vos communications et l'historique de votre compte demeurent regroupés dans un seul dossier plutôt que d'être divisés. La liste actuelle figure dans notre Politique de communication.

Nous ne faisons pas cette supposition pour les autres fournisseurs. Microsoft et Yahoo considèrent les points comme des éléments significatifs, et dans le cas d'un domaine personnalisé ou lié à un lieu de travail, des adresses d'apparence similaire peuvent appartenir à des personnes différentes. Nous les traitons donc comme des dossiers distincts. Lorsqu'un fournisseur ne publie pas sa politique, nous n'émettons aucune hypothèse et conservons les adresses séparées.

Nous conservons l'adresse que vous nous avez fournie exactement telle que vous l'avez saisie. La comparaison utilisée pour le regroupement en découle; elle ne vous est pas affichée et n'est pas utilisée comme identifiant de connexion. Nous ne fusionnons pas de dossiers uniquement sur la base d'une correspondance d'adresse de courriel lorsque d'autres renseignements, comme le nom ou le numéro de téléphone, indiquent qu'il s'agit d'une personne différente.

Puisque les dossiers sont associés de cette façon, nous demandons à chaque personne d'utiliser sa propre adresse de courriel. Une adresse unique partagée entre deux personnes ne peut pas être séparée de manière fiable, ce qui pourrait entraîner l'association des renseignements d'une personne au dossier d'une autre.

Coordonnées que vous seul(e) contrôlez

L'adresse courriel et le numéro de cellulaire que vous nous fournissez ne sont pas seulement la façon dont nous communiquons avec vous. Ils vous identifient dans nos dossiers et sont utilisés pour vérifier votre identité lorsque vous vous connectez à votre portail client, et lorsque vous accédez à tout compte que vous détenez chez nous ou auprès d'un tiers avec lequel nous travaillons en votre nom, y compris les comptes de produits tels qu'AlumierMD. Un code à usage unique envoyé à votre adresse courriel ou à votre numéro de cellulaire est suffisant pour obtenir l'accès.

Vous devez donc nous fournir des coordonnées que vous seul(e) contrôlez. En fournissant une adresse courriel ou un numéro de cellulaire, vous confirmez que vous êtes la seule personne à y avoir accès, et qu'il n'est pas partagé avec un(e) conjoint(e), un(e) partenaire, un membre de la famille, un employeur ou toute autre personne. Ceci s'applique lorsque vous communiquez avec nous, lorsque vous réservez ou assistez à un rendez-vous, lorsque vous vous connectez à votre portail ou à un compte tiers lié, et lorsque vous recevez des résultats, des dossiers, des factures ou des informations sur les produits.

Nous nous fions à cette confirmation. Lorsque vous fournissez des coordonnées auxquelles d'autres personnes peuvent accéder, des renseignements personnels sur la santé peuvent être divulgués à ces personnes, et elles pourraient obtenir l'accès à votre compte. Toute divulgation découlant de ces circonstances se produit avec votre connaissance et votre consentement. En vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) de l'Ontario, nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos informations contre tout accès non autorisé; nous ne pouvons pas contrôler qui d'autre peut ouvrir une boîte de courriels ou lire des messages sur un appareil qui n'est pas exclusivement le vôtre.

Si vos coordonnées cessent d'être exclusivement les vôtres, ou si vous en perdez l'accès, veuillez nous en informer rapidement afin que nous puissions mettre à jour votre dossier et sécuriser à nouveau votre compte. Vous pouvez mettre à jour vos coordonnées à tout moment via votre portail client ou en contactant 30482650126adb83ea28bbb. Si vous n'êtes pas en mesure de fournir des coordonnées auxquelles vous seul(e) pouvez accéder, informez-nous et nous discuterons des alternatives, y compris la communication par la poste ou en personne.

Si vous souhaitez que nous envoyions des avis de rendez-vous ou d'autres informations à une autre personne, telle qu'un(e) aidant(e) naturel(le), un membre de la famille ou un(e) assistant(e), nous enregistrerons cette personne séparément comme contact de notification avec votre consentement exprès. Ce consentement est limité aux informations que vous spécifiez, peut être retiré à tout moment, et ne donne pas à cette personne l'accès à votre portail, à votre dossier ou à votre compte.

Rien dans cette section ne limite vos droits en vertu de la LPRPS ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ni nos obligations en vertu de celles-ci.

VOS DROITS

Les résidents canadiens peuvent demander l'accès à leurs renseignements personnels ou la rectification de ceux-ci. Les résidents européens disposent de droits supplémentaires en vertu du RGPD. Communiquez avec nous pour exercer vos droits.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous utilisons des mesures conformes aux normes de l'industrie pour protéger vos renseignements personnels. Toutes les connexions sont sécurisées au moyen du chiffrement TLS, et les données stockées sont protégées au repos.

Votre mot de passe est conservé à l'aide d'un hachage cryptographique à sens unique et n'est jamais stocké en texte clair. Nous ne pouvons ni voir ni récupérer votre mot de passe — vous êtes la seule personne à le connaître.

Rétention et destruction des données

Votre dossier client est conservé aussi longtemps que nous sommes tenus de le faire. Lorsque votre dossier contient des renseignements sur la santé, nous le conservons pour la période exigée par la législation professionnelle et la législation sur la protection des renseignements personnels applicable, et nous ne le supprimons ni ne le désactivons pour la seule raison d'inactivité. Si vous n'avez pas visité depuis un certain temps, votre dossier et votre historique demeurent intacts.

Les dossiers sont chiffrés et entreposés de façon sécuritaire pendant toute la période de rétention, et sont détruits de façon sécuritaire une fois cette période écoulée. Vous pouvez nous demander en tout temps quels renseignements nous détenons à votre sujet, et demander des corrections.

MODIFICATIONS

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité périodiquement afin de refléter des changements opérationnels, juridiques ou réglementaires.

Coordonnées concernant cette politique

For any questions or complaints in relation to this agreement or any product or treatment you purchase, you may contact IVONNE at the following:

By Regular Mail:
IVONNE, Inc.
0116-320 Queen Street, Ottawa ON K1R 5A3

By Email:
17085726816adb83ea28c2e

By Phone:
(613) 695-6662

By Social Media:
@ivonneclinic

Mises à jour

• April 4, 2026 - Added Automated Processing & Artificial Intelligence section describing AI use, data minimization, and client opt-out controls.
• August 30, 2026: Added an explanation of how your email address is matched to your account, including which providers treat different forms of an address as one mailbox, and why using your own address keeps your visits and rewards together.
• August 30, 2026: Added a section explaining that the email address and mobile number on your file are used to verify your identity, and asking that you give us contact details only you can access.
• August 31, 2026: Clarified how long we keep your record. We do not delete or deactivate your profile just because you have not visited in a while — your record and history stay intact, and health information is kept for as long as the law requires.
• September 11, 2026: Added information about messaging us on WhatsApp — how those messages are delivered and how you can opt out.