Politique en cas de météo hivernale

Objectif :

Afin d’assurer la sécurité et la commodité de nos clients et de notre personnel pendant les conditions météorologiques hivernales, nous avons établi la politique suivante pour les rendez-vous des clients. Veuillez noter que nos employés sont des employés T4 salariés réguliers. Nous ne renvoyons pas les employés à la maison et ne réduisons pas les quarts de travail lorsque les clients ne se présentent pas. En respectant nos politiques, vous collaborez avec nous afin d’assurer que nos employés sont pleinement soutenus.

Politique simplifiée :

• La sécurité avant tout
• Les clients qui habitent ou voyagent de l’extérieur d’Ottawa proprement dite sont invités à planifier leurs rendez-vous entre le 31 mars et le 1er novembre. Cela permettra d’éviter les reports de dernière minute liés aux conditions météorologiques.
• Les modifications ou annulations de rendez-vous en raison de la météo sont assujetties à un préavis de 72 heures. Veuillez surveiller de près les prévisions météorologiques.
• Les clients résidant à l’extérieur d’Ottawa proprement dite qui choisissent de planifier des rendez-vous entre le 1er novembre et le 31 mars (hiver) devront payer des frais de pénalité pour tout changement lié à la météo effectué dans les 72 heures précédant leur rendez-vous.
• Pour les clients à l’intérieur d’Ottawa proprement dite, nous facturerons et retiendrons 100 % des frais de votre rendez-vous au dossier si vous devez annuler ou modifier en raison de conditions météorologiques imprévues.
• Veuillez noter que les absences sans préavis entraîneront tout de même des frais de pénalité de 100 % pour tous les clients, peu importe leur emplacement.

Politique détaillée :

Prévisions météorologiques :

Les clients qui résident à l’intérieur comme à l’extérieur d’Ottawa proprement dite doivent surveiller les prévisions météorologiques à l’approche de leur rendez-vous prévu. Si les prévisions annoncent des conditions météorologiques défavorables (p. ex. tempête de neige, verglas, froid extrême) pouvant nuire à vos déplacements, les clients sont tenus de prendre des mesures proactives, notamment en reportant leur rendez-vous à l’avance ou en prenant les dispositions nécessaires pour assurer un déplacement sécuritaire.

Définitions :

Ottawa proprement dite - Aux fins de cette politique, « Ottawa proprement dite » est définie par les secteurs de codes postaux suivants et simplifiée sur la carte ci-dessous. La carte sera mise à jour ultérieurement afin d’identifier les secteurs de déplacement à haut risque/faible risque pour la région de l’Outaouais :

• K1A (Colline du Parlement et édifices gouvernementaux environnants)
• K1B
• K1C
• K1E
• K1G
• K1H
• K1J
• K1K
• K1L
• K1M
• K1N
• K1P (centre-ville d’Ottawa)
• K1R (centre-ville d’Ottawa)
• K1S (The Glebe)
• K1T
• K1V
• K1W
• K1Y (Hintonburg)
• K1Z (Westboro)
• K2A
• K2B
• K2C
• K2E
• K2G
• K2H
• K2J
• K2K
• K2L
• K2M
• K2P (Centretown)
• K2R
• K2S
• K2T
• K4A (Orléans)
• K4B (Cumberland)
• K4C (Rockland)
• K4K (Kanata)

Événement météorologique imprévu / mal prévu - Aux fins de cette politique, un événement météorologique imprévu ou mal prévu est un événement météorologique entraînant des conditions routières qui rendent les déplacements sécuritaires impossibles et qui n’auraient pas pu être raisonnablement anticipées dans les 72 heures précédant votre rendez-vous prévu.

Saison hivernale - Aux fins de cette politique, la saison hivernale est définie comme la période débutant le 1er novembre à 00 h 01 et se terminant le 31 mars à 23 h 59 de chaque année civile.

Préavis de 72 heures :

Les clients doivent prendre une décision concernant leur rendez-vous au moins 72 heures avant l’heure prévue. S’il y a des prévisions de conditions météorologiques défavorables au-delà de cette fenêtre de 72 heures, les clients sont tenus d’annuler ou de reporter leur rendez-vous à un moment plus approprié.

Durée de la politique :

Cette politique météorologique hivernale est en vigueur du 1er novembre au 31 mars de chaque année. Les clients doivent s’y conformer pendant cette période afin d’assurer leur sécurité et le bon déroulement de nos traitements.

Statut opérationnel de la clinique :

Veuillez noter que notre clinique demeure ouverte en tout temps, même pendant des conditions météorologiques défavorables. Tous les rendez-vous auront lieu comme prévu. IVONNE n’avisera pas de son statut d’ouverture pour chaque événement de neige.

Ponctualité :

Les clients qui choisissent de planifier et de maintenir leur rendez-vous pendant la saison hivernale sont tenus de faire tout leur possible pour arriver à l’heure, malgré les conditions météorologiques. Notre personnel fera de son mieux pour accommoder les rendez-vous reportés, mais nous ne pouvons garantir une disponibilité immédiate, surtout pendant les périodes de pointe. Veuillez vous assurer de planifier à l’avance et de prévoir suffisamment de temps pour toute éventualité.

Communication :

Les clients doivent maintenir une communication ouverte avec notre bureau concernant leur décision de se présenter ou de reporter leur rendez-vous. Nous apprécions les mises à jour rapides afin de nous aider à gérer efficacement notre horaire.

IVONNE, Inc. (« IVONNE ») ne confirmera pas de façon proactive votre rendez-vous pour chaque événement météorologique qui soulève la question de savoir si votre rendez-vous aura lieu comme prévu ou non. Bien que nous nous efforcions de répondre à toutes les demandes des clients dans un délai d’un jour ouvrable, vous ne devez pas attendre de recevoir une réponse de notre part pour reconfirmer votre rendez-vous à chaque événement météorologique défavorable.

Aucune pénalité :

Les clients qui décident d’annuler ou de reporter leur rendez-vous en raison de conditions météorologiques défavorables prévues, de façon proactive avant la période de préavis de 72 heures, n’auront à payer aucune pénalité ni frais supplémentaires. Nous comprenons que la sécurité passe avant tout.

Pour des conditions météorologiques imprévues ou mal prévues rendant le déplacement impossible dans la fenêtre de 72 heures, les clients ne seront pas tenus responsables des pénalités, à condition qu’ils communiquent avec la clinique avant l’heure de début de leur rendez-vous.

Pénalités et frais :

Clients à l’intérieur du Grand Ottawa

Les clients sont tenus de respecter la politique standard de report/annulation de 72 heures. L’exception à cette règle s’applique lorsqu’un événement météorologique imprévu, ou mal prévu, rend le déplacement impossible; vous ne serez alors pas tenu responsable des pénalités d’annulation ou de report. Dans ce cas, les frais engagés à la fin de l’heure de fin de votre rendez-vous seront conservés à votre dossier pour vos futurs traitements.

Clients à l’extérieur du Grand Ottawa

Nous recommandons fortement aux clients résidant à l’extérieur du Grand Ottawa et vulnérables aux conditions météorologiques défavorables de planifier leurs traitements en dehors de la période de novembre à mars, soit uniquement au printemps, en été et au début de l’automne. Autrement, les clients qui réservent et conservent des rendez-vous dans la période de novembre à mars sont responsables d’organiser leur hébergement et leur transport afin d’assurer une arrivée ponctuelle à leur rendez-vous. Toute modification de rendez-vous, y compris les annulations effectuées dans une fenêtre de 72 heures en raison de conditions météorologiques prévues ou imprévues, entraînera des frais équivalents à la valeur totale du rendez-vous à l’heure initialement prévue. IVONNE^® se réserve le droit de décider si ces fonds peuvent être reportés à un futur rendez-vous.

Les clients qui utilisent de façon abusive la politique météorologique hivernale ou qui ne planifient pas à l’avance peuvent se voir restreindre l’accès à la prise de rendez-vous à la clinique.

Avis :

En cas de perturbations importantes liées à la météo, notre bureau peut également communiquer de façon proactive avec les clients afin de discuter des options de report possibles. Nous le ferons par courriel de masse, SMS, alerte vocale et/ou appel téléphonique individuel.

Options d’hébergement :

Les clients qui se déplacent de l’extérieur du Grand Ottawa pour leur rendez-vous prévu sont invités à réserver un hébergement hôtelier dans l’un des établissements à proximité reliés à IVONNE à Place de Ville :

Delta Hotels by Marriott Ottawa City Centre
Address: 101 Lyon St. N, Ottawa, ON K1R 5T9
Phone: (613) 237-3600
Website: https://www.marriott.com/en-us/hotels/yowdm-delta-hotels-ottawa-city-centre/overview/

Ottawa Marriott Hotel
Address: 100 Kent St, Ottawa, ON K1P 5R7
Phone: (613) 238-1122
Website: https://www.marriott.com/en-us/hotels/yowmc-ottawa-marriott-hotel/overview/

Conclusion :

Notre politique météorologique hivernale est conçue pour prioriser la sécurité et la commodité de nos clients tout en assurant la continuité de nos traitements. Veuillez noter que notre clinique demeure ouverte en tout temps, même lors de conditions météorologiques défavorables, et que tous les rendez-vous auront lieu comme prévu. Nous vous remercions de votre collaboration et de votre compréhension dans le respect de cette politique pendant les mois d’hiver, du 1er novembre au 31 mars.

Lorsqu’un événement hivernal prévu survient à l’extérieur de la saison hivernale, et lorsque le public en a raisonnablement connaissance à l’avance, IVONNE se réserve le droit d’appliquer cette politique.

Les clients résidant à l’extérieur du Grand Ottawa sont invités à prendre des mesures de sécurité supplémentaires et à reconnaître l’entière responsabilité des risques associés lorsqu’ils réservent des rendez-vous pendant la saison hivernale, du 1er novembre au 31 mars. Les clients qui se déplacent de l’extérieur du Grand Ottawa sont invités à planifier leur hébergement et leur transport bien avant leur rendez-vous afin d’assurer leur sécurité et leur ponctualité.

Les clients qui déménagent ou qui ont voyagé à l’extérieur du Grand Ottawa depuis la réservation de leur rendez-vous sont tenus de respecter notre politique.

Veuillez nous faire savoir si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette politique. Nous avons hâte de vous servir avec le plus grand soin et le plus grand professionnalisme.

Coordonnées concernant cette politique

For any questions or complaints in relation to this agreement or any product or treatment you purchase, you may contact IVONNE at the following:

By Regular Mail:
IVONNE, Inc.
0116-320 Queen Street, Ottawa ON K1R 5A3

By Email:
17085726816a9fe0b2efed9

By Phone:
(613) 695-6662

By Social Media:
@ivonneclinic

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